كل شيء في حياتنا يتم حسابه وقياسه بالوقت، وعقارب الزمن . فإنجاز الأعمال والمشروعات ترتبط، بتلك الساعات والدقائق المنقضية، ويعول على القدرة على إدارة الوقت، النجاح أو فشل أو حتى إتمام الأعمال والمهام المختلفة، في المؤسسات والمنظمات، وعلى المستوى الشخصي أيضاً .
إن الاجتماعات غير المدروسة التي لم تنل قدراً مناسباً من الإعداد إحدى آفات ومسببات ضياع الوقت، خاصة إذا لم تكن تلك اللقاءات محددة المدة، واضحة الأهداف والمحاور والأفكار، وفي ظل عدم وضوح الرؤى والاستراتيجيات، والتخبط الإداري على المستويات كافة في العالم العربي، فإنه من الضروري أن يتم ضبط توقيت الاجتماعات بما يكفل التزام الجميع بالحضور في الوقت المناسب من دون تأخير .
وقد اكتشف الخبراء أن تأخر انعقاد الاجتماع عند موعده خمس دقائق فقط، يكبد الشركة خسائر، خاصة إذا علمنا أن الشركات الكبرى تجري اجتماعات سنوية بإجمالي عدد ساعات يصل إلى 300 ألف، كما أن كبار المسؤولين التنفيذيين يستهلكون في اجتماعاتهم ما يربو على 7000 ساعة، يتم اجتثاثها من وقت العمل، وهو ما يفضي إلى أن 15% من الوقت الكلي لأي مؤسسة يهدر في الاجتماعات فقط .
وبالرغم من الأهمية القصوى للوقت على مستوى الشركات، فإن معظمها لا تملك الآلية المناسبة ولا القدرة على متابعة كيفية قضاء المديرين والموظفين أوقاتهم خلال ساعات العمل الرسمية، وذلك لن يتم إلا عن طريق الرقابة التي تعد واحداً من الأعمدة الأساسية التي قامت عليها إدارة الأعمال عموماً، وتأتي الرقابة لتعطي مؤشراً على مدى استجابة المرؤوسين لسياسة العمل وخطط الإنتاج، والتحقق من كل تفاصيل العملية برمتها .
إن الجهات الرقابية، وبكل أسف، تراقب النواحي المالية والتدقيق على الحسابات فقط، من دون مراعاة لجوانب الحفاظ على الوقت، وهو ما دفع بعض الشركات إلى أن تقوم بتقسيم المكاتب عن طريق استخدام الألواح الزجاجية ليرى الجميع بعضهم بعضاً، كما لجأ آخرون إلى وضع كاميرات مراقبة ليست لمراقبة الموظفين، إنما لمتابعة سير العمل.
إن أبواب الهدر في الشركات كثيرة، بل لا تحصى ولا تعد، وهناك نواح يبتكرها الموظفون الكسالى الذين لا يرغبون في أداء عملهم، لذلك من الضروري عند اكتشاف ذلك أن تتم المعالجة بشكل سريع، فدرء الضرر مقدم على جلب المنفعة.