شدد البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات على ضرورة التزام الجهات المنظمة للمعارض التعريفية بالضوابط واللوائح , حيث وضعت اللجنة عقوبات للجهات المخالفة لإجراءات إقامة المعارض التعريفية بعد إنذار المخالف كتابيا, وذلك بحظر نشاطها لمدة ثلاثة أشهر.
وأعلن البرنامج انه وفقا للوائح وأنظمة قواعد وإجراءات إقامة المعارض التعريفية في المملكة، يحظر على المنظم إقامة معارض تعريفية لمدة ستة أشهر في حال ارتكاب المخالفة في المرة الثالثة، وفي حال وجود معارض تعريفية للمنظم مرخصة وتقع في فترة الحظر، فإنها تلغى. وأوضح البرنامج أن اللوائح والأنظمة تمنع إقامة المعارض التعريفية دون الحصول على ترخيص من البرنامج، مع وجوب المحافظة على القيم الإسلامية والضوابط الشرعية والأنظمة العامة في المملكة أثناء تنفيذ المعارض التعريفية، ويجب أن يكون المعرض التعريفي خاصا بمنتجات أو خدمات منشأة واحدة ويقتصر على ممثليها.
ومن المحظورات التي حدده البرنامج البيع المباشر للمعروضات أثناء تنفيذ المعرض التعريفي، كما يُمنَع عرض السلع المُقلَدة والمعدّات والأجهزة والآلات والمنتجات غير المُطابقة للمواصفات والمقاييس السعودية، مع وجوب أخذ الموافقات اللازمة من جهات الاختصاص إذا تمت إضافة سحوبات أو مسابقات أو فعاليات ثقافية أو ترفيهية.
ويسمح بتخصيص منطقة يتم فيها تقديم المأكولات والمشروبات على أن تكون المشاركات في تلك المنطقة من المطاعم المرخصة من قبل الجهات المختصة، وحسب المعايير المعتمدة في تلك الجهات.
يجوز إقامة ورش عمل مصاحبة للمعرض التعريفي على أن ترخص من البرنامج قبل إقامة المعرض التعريفي بـ(5) أيام على الأقل حسب القواعد والإجراءات المعتمدة في البرنامج. ويلتزم المنظم بإنهاء المعرض التعريفي في الوقت المحدد حسب الترخيص، وتقديم تقرير ما بعد الفعالية خلال شهر من تاريخ انتهاء المعرض التعريفي إلى البرنامج، ويستخدم التقرير لأغراض الأبحاث ولا ينشر من قبل البرنامج، ويشمل التقرير، تاريخ بداية ونهاية المعرض، والمساحة الاجمالية الفعلية للمعرض التعريفي، وعدد الأشخاص الذين عملوا في تنظيم المعرض وجنسياتهم، وإجمالي عدد العارضين المشاركين في جناح المعرض التعريفي، وإجمالي عدد الزوار للمعرض من داخل المملكة وخارجها، وتقييمهم للمعرض، وصورا للمعرض وملخصا إعلاميا عما تناولته وسائل الإعلام، ومعلومات عامة عن النتائج التي حققها المعرض التعريفي.
وفيما يتعلق بإجراءات الترخيص للمعارض، أكد البرنامج انه يتم تنفيذ جميع إجراءات ترخيص المعارض التعريفية عبر البوابة الإلكترونية للبرنامج، ويشترط ألا يكون على المنظم أية ملاحظات من البرنامج أو الجهات المختصة تعيق مزاولة النشاط عند تقديم الطلب أو عند تنفيذ المعرض التعريفي، كما يشترط وجود وكالة للمنتج أو إثبات ملكية أو اتفاقية عند تقديم الطلب، وألا يكون على المنظم أية التزامات مالية بموجب أنظمة البرنامج، ويجب استيفاء المقابل المالي الخاص بالترخيص للمعرض التعريفي المقر من اللجنة الإشرافية للبرنامج عند اصدار الترخيص للمعرض، ولا يجوز تغيير اسم المعرض التعريفي أو محتواه بعد الحصول على الترخيص، ويتطلب في هذه الحالة التقديم لطلب جديد.
وأوضح البرنامج أن ترخيص المعرض التعريفي لا يعفي المنظم من أي مسئولية أو ملاحقة قانونية أو قضائية متعلقة بحقوق الآخرين إذا تقدم بها طرف أو أطراف أخرى داخل أو خارج المملكة قبل أو اثناء أو بعد إقامة المعرض.
