تعد كتابة التقارير الإدارية من المهارات المهمة التي يجب أن يتحلى بها الموظفون، ولا سيما الذين يقع ضمن مهامهم الوظيفية إعداد التقارير ورفعها للمسؤولين بالإدارة العليا.
يمر التقرير من حيث الإعداد بخمسة مراحل هي، الإعداد والتجهيز وتحديد الهدف منه، والموضوع الرئيسي الذي سيتم تناوله، ثم البناء الهيكلي، ويتم فيه وضع العناوين الرئيسية واستعراض الأفكار التي سيشملها، ثم صلب التقرير، حيث يغطي الحالة التي يتم من أجلها إعداده، وكذلك المعلومات المراد إيصالها إلى الإدارة العليا، ثم يلي ذلك الخاتمة، وغالباً ما تكون موجزة، وفيها يوضح كاتب التقرير رأيه، فيما سلط الضوء عليه عند استعراضه للموضوع – إذا كان له حق إبداء الرأي- .
يجب أن يراعي الكاتب بعض النقاط، منها وضوح اللغة، وعدم استخدام الجمل الطويلة المتداخلة، إنما يفضل جمل قصيرة، تتضمن فكرة واحدة، وكذلك استخدام وسائل الإيضاح، إذا أمكن، من رسوم بيانية وتوضيحية، وذلك لسهولة الاطلاع والحفاظ على وقت المسؤول .
وأخيراً تأتي مرحلة المراجعة للتأكد من الشكل العام للتقرير، والتحقق من القالب المناسب للكتابة والسرد، وحذف جمل الإسهاب أو الاستطراد، وكذلك التأكد من سلامة الكتابة والكلمات، وخلوها من الأخطاء الإملائية والنحوية، والتحقق من التواريخ والمراجع والأسماء .
وتختلف العبارات في التقرير طبقاً للمعنى المراد توصيله، فعندما يكون هدف الكتابة توصيل المعلومات لمن يشغلون المناصب الإدارية العليا، وإعلامهم بما تم في موضوع ما، يجب أن ينتهي التقرير بعبارة «رجاء التكرم بالعلم» . . وعندما يهدف التقرير إلى اتخاذ إجراءات ضرورية وسريعة ينتهي بعبارة «رجاء التكرم باتخاذ اللازم أو الإيعاز بإجراء اللازم» . . وعندما يعرض محتوى التقرير اقتراحاً يجب أن يذيل التقرير بعبارة «رجاء التكرم بالإطلاع والموافقة» .
هناك عبارات تقليدية غير مستحبة في التقرير منها: «نرفق لكم طيه» والأفضل استخدام «يشرفنا أن نرفق لكم . .»، و»للمعلومة والإحاطة»، ونستبدلها ب «يسرنا الإحاطة ب . .» وغير ذلك من العبارات التي تحتوي على كلمات رقيقة مهذبة تحمل معنى التواضع وحسن التعامل والرقي .