إدارة الشئون الإدارية
سامي عبد العزيز
بيئة العمل الصحية من أهم مقومات النجاح لأي منظمة أو شركة، وعلي الإدارة العليا تعيين مدير وعدد مناسب من الموظفين تكون مهمتم الأساسية تحسين بيئة العمل وتوفير الأدوات والخدمات اللازمة لمساعدة كل إدارات الشركة في العمل دون مشكلات إدارية ناتجة عن نقص أو مجرد تأخير تواجد المهمات والأدوات الضرورية لإنجاز الأعمال وتحقيق الأهداف.
وتختص إدارة الشئون الإدارية بكل ما يخص شئون مقرات الشركة وتجهيزاتها من مكاتب ومفروشات وأدوات مكتبية وأجهزة كومبيوتر وصولا إلي احتياجات البوفيه وأدوات النظافة.
مهام إدارة الشؤون الإدارية :
– التعاقد مع الموردين لتوريد ما تحتاجه الشركة من أثاث ومكاتب وأجهزة إليكترونية وماكينات تصوير وأدوات مكتبية وكل الأدوات المساعدة من معطرات جو ومنظفات وغيرها.
– التعاقد مع شركة الانترنت لتوصيل الخدمة للمكاتب ومواقع الشركة المتعددة حتى يتواصل الموظفون مع العملاء حفاظاً على قيمة الوقت ولسرعة إنجاز المهام.
– التعاقد مع شركات صيانة الأجهزة بما يضمن استمرار عملها وعدم توقف عجلة العمل.
– تكون إدارة الشئون الإدارية مسؤولة عن تشغيل السيارات الخاصة بالشركة وصيانتها ومتابعة كل ما يخصها من تجديد رخص السيارة وزيارة الوكيل لزوم الصيانة الدورية.
– التعاقد مع شركات التليفون المحمول وتوفير خطوط للعاملين تيسيرا عليهم، وتقوم إدارة الشئون الإدارية أيضا بمتابعة سداد فواتير العاملين حتى تستمر الخدمة.
– الأرشيف (مكان حفظ الأوراق الرسمية والعقود) من اختصاص إدارة الشئون الإدارية أيضا حيث يتم حفظ المستندات والأوراق الرسمية في مكان أمين ويتم الحفظ بطريقة علمية مدروسة إما حسب تاريخ المستند أو طبقا للحروف الأبجدية لسهولة استخراجه وتسليمه للمسؤول بإيصال استلام مؤقت لحين إعادته مرة أخرى.
الهيكل التنظيمي لقسم الشؤون الإدارية:
– مدير إدارة الشئون الإدارية.
– مسؤول المشتريات ومعه فريق من الموظفين لشراء المستلزمات.
– قسم الصيانة ويشمل عدد من المهندسين والفنيين لصيانة المعدات والماكينات الخاصة بكافة إدارات الشركة.
– قسم السيارات: ويشمل المهندسين والسائقين وعمال ميكانيكا السيارات.
من يريد النجاح لا يترك شيئاً للصدفة .. والشؤون الإدارية مسؤولة عن ترتيب الأمور لجميع الإدارات والعاملين.
خبير تسويق