اعتبرت الهيئة العامة للسياحة والآثار- فرع منطقة مكة المكرمة – حصول الجهات المنظمة للمعارض والمؤتمرات على ترخيص نظامي من البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات شرطاً أساسياً لقيام الفعالية, وشددت على جميع الفنادق الالتزام بعدم السماح بإقامة المعارض (التجارية، الاستهلاكية، الخيرية، التعريفية)، والمؤتمرات (المنتديات، الملتقيات، الندوات، الاجتماعات، ورش العمل، الدورات التدريبية)، مالم يحصل طالب الخدمة على الترخيص , وذلك اعتباراً من غرة جماد الآخرة 1436هـ الموافق 21مارس 2015م .
وكان مدير عام الهيئة العامة للسياحة والآثار بمنطقة مكة المكرمة محمد العمري، قد أصدر تعميماً لجميع الفنادق بالمنطقة، أشار فيه إلى التعاميم الصادرة من صاحب السمو الملكي أمير منطقة مكة المكرمة المشار فيه إلى تعميم صاحب السمو الملكي ولي ولي العهد النائب الثاني لرئيس مجلس الوزراء وزير الداخلية، بشأن آلية التنسيق التي تم الاتفاق عليها بين الوزارة والبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات.
وقد بين التعميم عددا من النقاط منها، إن الجهة المسؤولة عن إصدار تراخيص المعارض والمؤتمرات هي البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات.
من جهة أخرى أكد المهندس طارق العيسي المدير التنفيذي للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات إنه تم استكمال جميع الإجراءات الإليكترونية للتسهيل على أصحاب الفنادق ومنظمي المعارض والمؤتمرات.
